ई-मेल कैसे लिखें, यह एक प्रतिक्रिया कैसे प्राप्त करता है

हम में से बहुत से स्कूल में ईमेल लिखना नहीं सीखते, फिर भी ईमेल लिखना सीखना कार्यस्थल में एक अमूल्य कौशल है। यह उन कामों के लिए विशेष रूप से सच है जो नौकरियों के लिए दूरसंचार (या तलाश) में काम करते हैं अच्छा फोन शिष्टाचार के बगल में, शायद कोई कौशल नहीं है जो कि मिलना - और रख-रखाव - एक घर में काम पर काम करना

एक अच्छी तरह से लिखित ईमेल प्राप्तकर्ता को उसके संदेश को समझने और कार्य करने में आसान बनाता है। नौकरी की खोज में, ईमेल पहले से आमने-सामने हो सकता है या फिर पहले से चेहरे को बदल सकता है ... अधिक प्रभाव, उचित विराम चिह्न और एक सुसंगत संदेश महत्वपूर्ण हैं और नौकरी पर, अस्पष्ट ईमेल भ्रम और देरी का कारण सहकर्मियों, ग्राहकों, संभावित ग्राहकों, भर्ती प्रबंधक और यहां तक ​​कि मित्रों और परिवार को प्रभावी ईमेल लिखने के लिए इन सुझावों का पालन करें।

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    सबसे पहले, संदेश और प्राप्तकर्ता

    मार्क रोनेएलली / गेट्टी इमेज्स

    एक ईमेल आपके दिमाग में शुरू होनी चाहिए, कीबोर्ड पर आपकी अंगुलियों से नहीं। प्रभावी ढंग से ईमेल लिखने के लिए, पहले, क्यों आप लिख रहे हैं पर विचार करें। आप किस तरह की प्रतिक्रिया चाहते हैं? आप क्या संदेश देना चाहते हैं? यदि आप जानकारी का अनुरोध कर रहे हैं, नौकरी के लिए आवेदन करने या खुलने के बारे में पूछताछ कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता द्वारा कार्रवाई के लिए आपके अनुरोध स्पष्ट है।

    अगला, प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण को देखें क्या उसे या उसके लिए कार्रवाई करने या अपने संदेश को समझने की आवश्यकता है? दे दो ... अधिक आवश्यक (लेकिन अत्यधिक नहीं) पृष्ठभूमि की जानकारी इसके अलावा इस विशेष प्राप्तकर्ता के लिए उचित शिष्टाचार को ध्यान में रखें। इमोटिकॉन और संक्षिप्ताक्षर, जैसे ओएमजी या एलओएल, नौकरी के लिए आवेदन और अधिकांश व्यवसाय ईमेल में उपयुक्त नहीं हैं I

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    एक वर्णनात्मक ईमेल विषय पंक्ति लिखें

    जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो "हाय" या "वर्क-इन-होम जॉब" जैसी विषय पंक्ति में कुछ अस्पष्ट नहीं लिखिए या इसे रिक्त छोड़ दें। इस प्रकार की विषय पंक्ति के साथ ईमेल प्राप्तकर्ता के स्पैम बॉक्स में समाप्त होने का एक अच्छा मौका है या केवल उपेक्षित यदि आप किसी नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो विषय पंक्ति में स्थिति का नाम डालें। यदि ई-मेल एक सहकर्मी के लिए है, तो अपनी विषय पंक्ति को एक संक्षिप्त वाक्यांश बनाएं जो संदेश का उद्देश्य बताता है। एक वर्णनात्मक लिखने के लिए एक और लाभ ... अधिक विषय पंक्ति यह है कि यदि आप इसे बाद में खोजना चाहते हैं तो आपके लिए अपने इनबॉक्स में खोजना आसान होगा "प्रश्न" जैसी किसी ईमेल लाइन के साथ कुछ उपयोगी नहीं होगा, हालांकि।

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    प्राप्तकर्ता को उचित रूप से नमस्कार

    यदि आप अपने प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं लेकिन उसे व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो एक शीर्षक का उपयोग करके स्वागत करें, जैसे प्रिय सुश्री ब्रूनली (महिलाओं के लिए "सुश्री" का प्रयोग करें, जब अनिश्चित हैं कि "मिसेस" या "मिस" उपयुक्त है या नहीं।) यदि आप लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो बस पहले और अंतिम नाम का उपयोग करें I ई। प्रिय क्रिस स्मिथ अगर आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो आपका ईमेल ग्रीटिंग के साथ शुरू न करें या सरल ग्रीटिंग का उपयोग करें, उदा। हैलो, ग्रीटिंग्स, प्रिय प्रबंधक, आदि।

    अगर ईमेल एक सहयोगी या किसी अन्य व्यक्ति के लिए है, तो इसका इस्तेमाल करें ... अधिक व्यक्ति आप या फोन पर उपयोग करेंगे।

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    सही व्याकरण और विराम चिह्न का प्रयोग करें

    मैं पर्याप्त रूप से ज़ोर नहीं दे सकता कि ईमेल में सही व्याकरण का उपयोग करना कितना महत्वपूर्ण है। गौरैया या अवचेतन, पाठक दलालों को व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए दंड देते हैं।

    • रन-ऑन वाकें - जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो अवधि को छोड़ें नहीं। वह छोटा विराम पाठकों को शब्दों के अर्थों को लेने का समय देता है लघु वाक्य इन छोटे विरामों के और अधिक के लिए अनुमति देते हैं। दीर्घ वाक्यों को तोड़ दें, जब वे तकनीकी रूप से वाक्यों पर नहीं चलते हैं।
    • कॉमस - बहुत कम या बहुत से अल्पविराम भ्रमित हो सकते हैं। जानें ... अधिक कॉमा को सही तरीके से उपयोग करें
    • विषय-क्रिया समझौता - इस प्रकार की त्रुटि के साथ वाक्यों में अच्छे संचार कौशल वाले उम्मीदवारों की तलाश करने वाले नियोक्ताओं के लिए लाल झंडे हैं। विषय-क्रिया अनुबंध के लिए नियमों की समीक्षा करें।
    नीचे 9 में से 5 के लिए जारी रखें।
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    वर्तनी और पूंजीकरण की जांच करें

    स्पेल चेकर का प्रयोग करें, लेकिन इस पर भरोसा मत करो। एक वर्तनी परीक्षक "उनके" के लिए "वे" या "वहां" नहीं पकड़ेगा, और इस प्रकार की त्रुटि से लापरवाही का संकेत मिलता है। "हालांकि" के लिए "आप" या "थियो" के लिए "यू" जैसे टेक्स्टिंग कोड का उपयोग न करें।

    सही कैपिटलाइज़ेशन का उपयोग करें अधिकांश लोगों को वाक्य की शुरूआत और उचित संज्ञाओं को भुनाने के लिए पता है, लेकिन कई ईमेल में ऐसा करने में विफल रहते हैं दिखाएँ कि आप उस अतिरिक्त अंश लेने के लिए दिमाग नहीं है ... शिफ्ट कुंजी को हिट करने के लिए एक सेकंड में अधिक दूसरी ओर, बहुत सारे कैपिटल अक्षर रीडर को विचलित कर सकते हैं। सभी कैप में वाक्यांशों को लिखने से बचें (जो कि कई व्यक्तियों को चिल्लाने के बराबर के रूप में व्याख्या करते हैं) के साथ-साथ जोर देने के लिए, उन शब्दों का पहला अक्षर, जो किसी वाक्य या उचित संज्ञाओं की शुरुआत में नहीं हैं।

  • 06 का 09

    ईमेल में सरल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें

    याद रखें कि ईमेल प्रोग्राम सभी अलग-अलग प्रदर्शित करते हैं। जो पूरी तरह से आपकी स्क्रीन पर गठबंधन करता है, वह किसी दूसरे के साथ मिलकर चल सकता है। इस कारण से, एक उच्च स्वरूपित वर्ड प्रसंस्करण दस्तावेज़ चिपकाएं, जैसे एक फिर से शुरू या कवर पत्र, एक ईमेल में। सादा पाठ प्रारूप में लिखे गए दस्तावेज़ों का उपयोग करें।

    पैराग्राफ को कम करें। समय की तरह, पैराग्राफ ब्रेक रीडर की आंख को बाकी देता है किसी सेल फोन पर ईमेल पढ़ने वाले छोटे पैराग्राफ से लाभ होगा लेकिन अभी भी सावधानी बरतें ... अधिक पैराग्राफ के बारे में बुनियादी नियमों का पालन करें

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    संक्षिप्त रहें

    उस ईमेल को ध्यान में रखकर जो बिंदु को दफन करते हैं और अंततः भूल जाते हैं। या इससे भी बदतर, उन्हें गलत समझा जा सकता है संक्षिप्त भाषा का उपयोग करके अपने उद्देश्य को स्पष्ट करें।

    • शब्दशः को हटा दें सक्रिय क्रियाओं के साथ लिखें"जैक ने मुझे रूपे भेजा" एक सक्रिय क्रिया का उपयोग करते हुए। "जैक द्वारा मुझे रूप भेजा गया था" निष्क्रिय है। निष्क्रिय फॉर्म केवल कुछ और शब्दों का उपयोग करता है, लेकिन यह जोड़ता है इसके अलावा, इसके लिए पाठकों को अपने सिर में विचारों को पुनर्व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।
    • बिंदु पर चिपकाएं जोड़ने के लिए प्रलोभन का विरोध करें ... अधिक बाहरी जानकारी या विचार इन्हें दूसरे ईमेल के लिए सहेजें
    • बुलेट अंक का उपयोग करें ये आपके पाठक को महत्वपूर्ण बातों को लेने के लिए दृश्य सुराग का उपयोग करने की अनुमति देते हैं लेकिन अगर गोलियों के प्रदर्शन के बारे में संदेह में, गोलियां बनाने के लिए तारांकन या हाइफ़न का उपयोग करें।
  • 08 का 09

    सही ईमेल पर हस्ताक्षर करें

    अगर आपका ईमेल एक मानक हस्ताक्षर के मुकाबले चूक है, तो सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल के लिए यह उचित है। राजनीतिक बयानों या आपके बच्चों के नाम और उम्र के साथ हस्ताक्षर व्यक्तिगत ईमेल के लिए ठीक हैं, लेकिन काम के लिए कम व्यक्तिगत हस्ताक्षर का उपयोग करें अपनी नौकरी और अपने नियोक्ता के आधार पर, आप अभी भी एक बोली के साथ अपने ईमेल हस्ताक्षर को निजीकृत कर सकते हैं। कुछ गैर-विवादास्पद चुनिए यदि आप किसी नौकरी के बारे में पूछताछ कर रहे हैं, तो उचित संपर्क जानकारी देने के लिए अपने हस्ताक्षर का उपयोग करें ... बिना किसी उद्धरण या अतिरिक्त निजीकरण के

    नीचे 9 से 9 तक जारी रखें।
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    हिट करने से पहले रीड / रीथिंक भेजें

    भेजने से पहले आप स्पेलिंग और विराम चिह्न त्रुटियों की जांच करें अगर आपको नौकरी आवेदन के लिए किसी ईमेल में कोई त्रुटि मिलती है, तो इसे ठीक कर दें और भेजने से पहले आप फिर से फिर से पढ़ लें लेकिन सामग्री के लिए भी फिर से पढ़ना यदि आपका ईमेल लंबा है, तो इसे अधिक संक्षिप्त बनाने के तरीकों के बारे में सोचें। और अगर आपका ई-मेल विवादास्पद है या क्रोध में लिखा गया है, तो हिट को भेजें न भेजें कुछ घंटों या एक दिन बाद वापस आएं और देखें कि क्या आप अभी भी उसे भेजना चाहते हैं।

    यह एक ईमेल भेजने से पहले बहुत कुछ कर सकता है, लेकिन यदि आप भेज रहे हैं ... अधिक प्रभावी ईमेल और आपके ईमेल को अधिक कुशलता से व्यवस्थित कर रहे हैं, तो आप पाएंगे कि वास्तव में आपके पास अधिक समय नहीं है।